Hoe bewaar je documenten handig thuis?

Er zijn veel situaties waarin we gebruik maken van verzekeringspolissen, certificaten en certificaten. Om de benodigde papieren bij de hand te hebben, zijn mensen daarom genoodzaakt documenten thuis op te slaan. Maar hoe doe je dit op de juiste manier, zodat er niets verloren gaat of wordt bedorven?

Welke documenten moeten bewaard worden?

Elke moderne persoon heeft veel stukjes papier voor alle gelegenheden. Maar ze zijn niet allemaal de moeite waard om te bewaren.

Hier is een lijst met documenten die u in huis moet hebben:

• De lijst wordt geopend met paspoorten en andere familiedocumenten. Bijvoorbeeld testamenten, certificaten.
• Certificaten, volmachten, kwitanties en andere zaken die verband houden met onroerend goed en transport.
• Diploma's, diploma's, attesten, certificaten die de beschikbaarheid van onderwijs bevestigen.
• Papieren met betrekking tot professionele activiteiten: werkboeken, overeenkomsten, contracten.
• Onderzoeksresultaten, medisch beleid en kaarten.
• Garantiekaarten, bonnen voor huishoudelijke apparaten en meubels.
• Belastinggerelateerde papieren.

Afzonderlijk kunt u elektronische documenten of eenvoudigweg gegevens in digitaal formaat selecteren. In de regel komen ze overeen met een van de bovenstaande punten en zijn ze ook onderhevig aan opslag.

Hoe lang moeten papieren bewaard worden?

Documenten kunnen worden onderverdeeld op basis van opslagtijd. Het hangt af van de geldigheidsduur van elke specifieke korst.

• Permanent. Dergelijke papieren moeten altijd bij de hand zijn.Dit zijn huwelijksakten, geboorteakten, diploma's die de opleiding bevestigen, medische gegevens, door een notaris gecertificeerde informatie, testamenten, pensioencertificaten.
• Langetermijn. Documenten voor onroerend goed, auto's en dure spullen. Hiertoe behoren ook professionele papieren. U kunt hier ook cheques en ontvangstbewijzen definiëren. Dit is iets dat lange tijd wordt bewaard en gedurende een bepaalde periode relevant blijft.
• Korte termijn. Het wordt aanbevolen om de bewijsstukken van artsen, advocaten en leraren gedurende drie jaar te bewaren. Nutsovereenkomsten en verklaringen gaan uit van dezelfde periode.
• Nutteloos. Overbodig les- en voorlichtingsmateriaal, instructies voor grondig bestudeerde zaken, rekenbladen etc. kunt u direct weggooien.

Afzonderlijk kunnen we optionele documenten noteren, die echter van groot belang zijn voor hun eigenaar. Deze omvatten persoonlijke dagboeken, aantekeningen, foto's en andere memorabilia. Meestal duren zulke dingen ook lang.

Daarom is het raadzaam om alles weg te gooien wat momenteel niet wordt gebruikt en in de toekomst niet meer bruikbaar kan zijn. Om de orde te handhaven, moet u regelmatig uw bakken opruimen en het opgehoopte afval verwijderen, terwijl u tegelijkertijd echt belangrijke documenten sorteert.

Tips voor het opbergen van essentiële papieren

In de regel bewaren de meeste huizen standaard papieren.

1. Ten eerste worden documenten gesorteerd op gebied: thuis, werk, medisch en overige.
2. Vervolgens worden ze in ondertekende mappen geplaatst, waardoor u zeker niet verdwaalt in de papieren.
3. De resulterende sets worden in een aparte doos of zak geplaatst. Overigens worden er voor het gemak vaak scheidingswanden in de "container" gemaakt om te voorkomen dat de mappen zich vermengen.Tegelijkertijd moet u ervoor zorgen dat de opslaglocatie ontoegankelijk is voor kinderen en dieren, maar wel handig is gelegen voor gebruik.

Het is een goed idee om veelgebruikte persoonlijke documenten gescheiden te houden. Uw paspoort, medische kaart, Taxpayer Identification Number (TIN) en pensioencertificaat passen comfortabel in plastic zakken die zijn afgesloten met een ritssluiting. Dergelijke verpakkingen zijn luchtdicht en houden de inhoud perfect op orde, waardoor deze bijvoorbeeld niet nat wordt. Tegelijkertijd moeten gezondheidsgerelateerde documenten zo toegankelijk mogelijk worden bewaard - om geen tijd te verspillen als ze dringend nodig zijn.

Het is altijd een goed idee om kopieën van belangrijke papieren in huis te hebben. Er zijn allerlei gevallen, en zo'n reserve kan helpen in een onvoorziene situatie.

Bijzonder belangrijke documenten kunnen in een kluis worden opgeborgen. De moderne markt biedt een grote keuze aan opslagfaciliteiten, zodat elke koper iets geschikts kan kiezen. Maar het is beter om documenten in een kluis te bewaren en niet in plastic mappen - in geval van brand smelt het materiaal waaruit ze zijn samengesteld sneller dan papier.

Niet-triviale manieren om documenten op te slaan

Lijkt de beschrijving saai? Geen probleem! Er zijn interessantere, handigere manieren om papieren op te slaan.

• • Organisatorbord. Er zijn veel opties voor een dergelijk apparaat. In zijn eenvoudigste vorm is het een paneel waaraan papieren met knopen zijn bevestigd. In complexere versies kan het bord kleine lades en ophangbeugels hebben.

• • Mini-dressoir. Het is precies hetzelfde als een gewone ladekast, maar dan veel kleiner. Het is erg handig om er documenten in op te slaan. Omdat ze in verschillende compartimenten zijn gesorteerd, zullen ze nooit verloren gaan! De lades in de ladekast kunnen verschillende afmetingen hebben: kleine voor kleine stukjes papier, grote voor tekeningen.

• • Hangende doos. Gewoon een klein doosje of mandje dat als een brievenbus aan de muur is bevestigd. In zo'n ding, geplaatst in de gang, is het handig om meegebrachte brieven en bonnetjes op te bergen.

• • Envelopzak. Vergelijkbaar met de vorige optie, maar het is geen doos, maar een envelop. Je kunt hem aan een tafel, koelkast, kast bevestigen. Hiermee kunt u tijdelijk noodzakelijke documenten opslaan zonder waardevolle ruimte in beslag te nemen.

• • Afvalmand. Nee, geen afval - speciaal, voor opslag. Geplaatst op een tafel of in een kast, kan het meerdere compartimenten hebben. Een eenvoudige, goedkope en effectieve manier om documenten op te slaan.

• • Veelgebruikte papieren kunnen in een aktetasmap worden bewaard. Het heeft een draaggreep. Het is zo ontworpen dat de documenten erin niet kreuken. Meestal ontworpen voor A4-papier. Indien nodig, om geen tijd te verspillen aan het zoeken naar de nodige korstjes, kunt u eenvoudig een koffermap pakken en rondrennen.

Wij maken gebruik van digitale technologieën

Instructies voor medicijnen, apparaten en kantoorapparatuur nemen veel ruimte in beslag. Het is veel gemakkelijker om ze elektronisch op te slaan. Om dit te doen, moet u dezelfde informatie op internet vinden en deze vergelijken met wat beschikbaar is op de materiële bron om de identiteit ervan te garanderen. U kunt eenvoudig een foto van de instructies maken en deze in een map op uw computer opslaan. U hoeft deze laatste alleen zo te selecteren dat u deze niet per ongeluk verwijdert. Het is beter om nog een kopie van de resulterende bestanden op een extern medium, zoals een geheugenkaart, te schrijven of naar een cloudopslag te sturen.

Voor het geval dat, kunt u andere documenten scannen. Maar dan moet u zich zorgen maken over de veiligheid van het elektronische systeem tegen een mogelijke hackeraanval. Niemand houdt ervan dat persoonlijke gegevens op internet lekken.

Overigens is het gebruik van een computer of mobiele telefoon handig om de vervaldata van papieren bij te houden. Het volstaat om eenvoudigweg de vereiste datums in de "kalender" in te voeren, zodat het elektronische apparaat u op de hoogte stelt van het einde van de geldigheidsperiode van een bepaalde korst. Dan hoeft u alleen nog maar onnodig papier te verwijderen.

Misschien is de hoofdregel voor het thuis bewaren van documenten eenvoudig: zorgvuldig en regelmatig werken met huishoudelijke papieren is de sleutel om ervoor te zorgen dat het benodigde document niet verloren gaat op het belangrijkste moment.

Niet alle documenten zijn de moeite waard om te bewaren. Maar er zijn veel papieren die ieder van ons bij zich zou moeten hebben. Ze moeten op veilige en afgelegen, maar redelijk gemakkelijk toegankelijke plaatsen worden bewaard. U kunt elektronische en reguliere kopieën van documenten maken - deze zullen waarschijnlijk nuttig zijn. Hoe dan ook, een zorgvuldige opslag en een zorgvuldige sortering van de papieren zullen ervoor zorgen dat ze veilig blijven.